家族办公室运营考虑事项

治理

从运营角度来看，家族办公室必须建立有效的治理结构。这种结构应使家族办公室的活动正规化，包括其运作方式以及家族办公室与家族成员之间的关系。家族成员应根据家族办公室的治理框架作出重大决策。为适应家族情况的变化（如结婚、离婚、生子和其他外部事宜），治理框架可定期修订。

如果治理结构失当，发生家族纠纷时，家庭办公室的存续将受到威胁，而家族财富也可能由于错失投资良机面临风险。实施治理框架需要考虑的重要因素包括：

• 股东、员工、董事会和家族成员之间职责分明。明确授权，明确家族成员的角色、职责，以及管理层和董事会的权利和义务。董事会应专注于如何做出决策，以及如何通过外部专业人士或家族成员，又或是两者兼备，来执行决策。
• 开放家族成员之间的沟通渠道。营造透明、利于沟通的文化，从而有利于作出明智的决策，让家族成员之间畅所欲言。通过家族办公室安排家族成员之间以及家族成员与家族办公室工作人员之间的频繁会晤，可以实现这一目的。
• 制定家族办公室的愿景和使命。家族应参与制定家族办公室的愿景与使命，而该愿景与使命应与家族的价值观一致。该使命和愿景通常以家族章程的形式记录在案，并且可能随着时间的推移不断修订。共同的愿景和使命能够确保决策与家族的价值观相一致。
• 家族继任规划。家族办公室在家族财富转移和继任规划中发挥着至关重要的作用。妥善进行继任规划和策划，为家族族长离世后的流程提供了一定程度的保证。这有助于尽量减少家族事务上的混乱和纷争，促进家族成员之间的和睦相处。
• 确保董事会构成得当。为保持一定程度的独立性，董事会应分设执行董事和独立董事。也可让家族的高层成员参与。所选董事应具备相关专业知识。
• 确保工作人员各司其职。家族办公室应聘用具备合适技能和价值观的各类专业人士。以下章节将详细阐述支持家族办公室和治理结构的合适组织架构。

组织架构

家族办公室的规模从一至两名员工到多名员工不等，具体取决于资产管理规模和职能划分。招聘考量因素应包括具备相关专业知识的个人，以及信念和文化与家族相符的个人。

家族办公室的构成通常为：

• 直接向家族成员或家族董事会代表汇报的高管团队（包括首席执行官、首席投资官、首席财务官和/或首席运营官）。
• 投资团队（由经验丰富的投资经理领导，并由分析师提供支持），负责寻找交易和投资机会，执行交易并监控投资业绩。团队的结构取决于家族办公室的投资重心（例如金融投资、私募股权、风险投资、可再生能源、艺术藏品、影响力投资等）。
• 后台团队提供会计、法律、税务和风险管理、人力资源和运营、IT和投资组合管理等方面的支持。
• 家族成员通常作为高管和/或投资团队成员，受雇于家族办公室。

无论家族办公室的规模如何，都应制定完善的聘用政策，因为家族办公室正在与其他机构竞争以吸引顶级人才。要想获得最佳人才，必须认识到各类技能的市场报酬，并更多地了解更灵活的奖励机制，尤其是对于就职于私募股权和房地产等专业领域的人才而言。家族办公室必须确定其人才需求，并制定适宜的招聘和留用政策，以确保家族办公室的成功运作和家族目标的实现。

在评估人力政策时，家族还应决定其聘用外部人才的比例，从而在内外部资源之间找到适当的平衡，获得最佳的成本效益。

家族办公室成本模式

家族办公室在带来各种好处的同时，也需付出相应的运营成本，成本高低因家族而异。虽然每个家族办公室都是独一无二的，运营成本也没有固定规则，但员工成本（薪酬和福利）通常占总运营成本的很大一部分。这是因为人才的水平将推动和决定家族办公室的成功。其他费用可包括管理费用、技术费用、外部专业服务费、投资顾问费和基金管理费。

为家族提供定制服务的家族办公室理应获得足够报酬。如果家族办公室和基金实体被视为关联方，则税务机关可能会对服务收取的费用进行严格审查。

因此，费用的定价基准至关重要，并且作为常见行业惯例，存在几种定价模式：

• 固定小时费率，适用于实际服务。
• 占资产管理规模一定比例的佣金。
• 成本加成（以家族办公室的成本为基准）。
• 基于约定服务范围的固定费用。
• 混合定价（以上几种组合）。

无论采用哪种定价模式，费用都应与家族办公室所需管理的资产和需提供的服务相匹配。家族可以选择从转移定价的角度进行基准对照研究，以支持费用结构。这项研究可确保家族所支付的费用是合理的，与非关联第三方收取的费用相当。

外包解决方案

尽管家族办公室可以履行广泛的职能，但部分职能最好采用外包的形式，由外部机构履行。否则，维持家庭办公室的费用可能会令人却步。是否采用外包取决于一系列因素：家族办公室服务的家庭成员人数，所需管理资产的种类和复杂程度、专业知识、数据保密等。

例如，由于数据可能是保密信息，因此日常记账和记录保存应由内部人员执行。内部执行这些职能，有助于团队立即获取并掌控该类信息。现金管理和行政事务也是如此，因为这些事务需要密切监控或每日跟踪。

需要高度专业化的技能或访问复杂技术平台的职能，通常外包给第三方服务提供商。这样将允许家族办公室利用资深专业人员拥有的深厚技能，并从规模经济中受益。此外，通过聘请外部顾问，能够保持独立性和客观性。

下图阐述了最常见的内部或外包服务类型。

Source: Deloitte, The Family Office Handbook, 2020

最终，将部分职能外包的决定在很大程度上取决于家族的期望、目标和关注点。外包是一种管理成本和提高运营效率的方法，同时使家族能够持续着眼于对家族办公室的目标起核心作用的角色和职能。

虽然外包有许多好处，但外包的结果取决于对第三方服务提供商的选择是否得当。因此，在选择外部伙伴时，家族应谨慎选择有能力且理解家族价值观的服务提供商。